Transcrire un message oral en texte n'est pas toujours évident. Cela demande beaucoup d'attention, une certaine méthode, du temps et surtout du professionnalisme. Cette activité peut s'avérer vraiment très chronophage si on ne s'y prend pas comme il faut. Voici donc les bonnes techniques à appliquer pour gagner du temps dans une transcription audio…

Déterminer ce que le client veut

Savoir exactement ce que l'on attend de vous, vous permettra de partir dans la bonne direction. Il faut pour cela différencier les trois principaux types de transcriptions :

- La retranscription verbatim consiste à transcrire le message oral mot pour mot ;

- La reformulation consiste à retravailler le message de départ afin de rendre un texte en bon français. Le transcripteur doit savoir, dans ce cas, différencier le français oral du français écrit ;

- Le compte-rendu consiste à faire une synthèse du discours initial.

Ainsi, si votre travail implique la retranscription de messages oraux à caractère médical, juridique ou autre, demandez bien à votre client de quel type de retranscription il a besoin avant de débuter le projet.

Et si vous désirez plus d'informations à ce sujet, rendez-vous sur www.happyscribe.com/.

Ne pas se précipiter

Si votre fichier audio dure une heure, cela ne veut pas dire que vous disposez d'une heure pour le transcrire. La durée d'un message vocal ne peut pas être la même que la durée de sa retranscription. Notamment si le son n'est pas de bonne qualité, un message vocal de trente minutes pourra demander plusieurs heures de retranscription.

Il est donc conseillé de prendre son temps pour être sûr(e) d'éviter de mal comprendre certains mots (et donc de ne pas retranscrire les bons mots et risquer des contresens) et pour éviter d'éventuelles fautes d'orthographe, de grammaire et de syntaxe.

Cela ne signifie pas que le fichier texte ne sera pas rendu à l'échéance prévue au client, mais il va falloir le commencer à temps afin de le rendre à la date prévue sans devoir vous précipiter.

L'idéal est de faire des petites séances qui seront alternées par de petites pauses. C'est une méthode qui permet de rester correctement concentré(e).

Utiliser un logiciel de transcription spécifique

De nombreux logiciels de retranscriptions de messages oraux ont été créés ces dernières années, permettant de rendre le travail des transcripteurs beaucoup plus facile. Même si vous êtes habitués à votre travail, n'hésitez pas à utiliser les nouvelles technologies qui sont plus rapides.

Le logiciel Express Scribe est à cet effet l'outil le plus utilisé par les transcripteurs professionnels. Il offre des fonctionnalités très complètes (comme la programmation de la vitesse de la lecture, l'augmentation du volume du son, la pause du fichier, le retour ou l'avance rapide…) et procure un son optimal pour bien entendre ce qui se dit sans aucun bruit de fond. Il est disponible en version gratuite et en version Pro.

Youtube, quant à lui, propose des sous-titres automatiques, ce qui permet d'avoir un premier brouillon. À noter que celui-ci peut contenir des fautes de français, d'orthographe et de grammaire ou afficher certaines lacunes si le son est brouillé. Il demande donc à reprendre le texte pour le corriger.

La fonction saisie vocale de Google Docs est une option très intéressante également. Même si la retranscription n'est pas parfaite et que la qualité n'est pas optimale, Google Docs offre une bonne base pour finir de peaufiner son travail.

Par ailleurs, le logiciel oTranscribe est un outil gratuit et performant conçu spécialement pour la retranscription orale. Il s'utilise directement en ligne et offre même un traitement de texte permettant de faire la mise en page du document.

Pensez également aux logiciels payants comme happyscribe qui offre encore plus de fonctionnalités en rassemblant toutes celles décrites ci-dessus et bien plus, pour un travail encore plus rapide et plus facile.

Améliorer ses compétences pour rendre un travail soigné

Le temps passé dans la retranscription de fichiers vocaux en textes varie selon la durée de ces fichiers. Il est donc utile de connaître son rythme de rédaction en fonction de la durée du fichier vocal à transcrire. Un débutant pourra prendre ainsi une journée pour retranscrire un fichier qui dure une heure, tandis qu'un habitué ou un professionnel prendra quatre heures ou un peu plus. La différence se fera par la technique et les outils employés.

De plus, si votre logiciel n'a pas la fonction retranscription vocale automatique, vous devrez avoir une bonne vitesse de frappe. Le clavier et le casque pourront être éventuellement remis en cause. Un matériel en bon état de marche (casque et clavier) va en effet influer directement sur votre capacité à récupérer du temps pour la production de texte.

Mais encore, vous devrez posséder un bon niveau en syntaxe, grammaire et orthographe pour progresser dans la retranscription. En disposant d'un logiciel de correction typographique et grammaticale, vous possèderez un atout supplémentaire, car une erreur peut toujours passer inaperçue.

Quel que soit votre niveau, vous pourrez vraiment réduire vos délais d'exécution en ayant une pratique rigoureuse et des prérequis essentiels.

Et sachez que même si le client n'a pas demandé de mise en page précise, il faut éviter de lui rendre un bloc de texte et penser à bien aérer ce dernier pour rendre sa lecture agréable. Pour parvenir à lui rendre un écrit de qualité, n'oubliez pas que le secret est de s'entraîner beaucoup. Même si vous avez quelques années d'expérience dans le domaine, il est conseillé de toujours s'entraîner. Pour cela, prenez des discours au hasard et transcrivez-les. Cela vous permettra de vous améliorer au fur et à mesure.